【IELTS】「フォーマル・レター」の書き方(General Writing Task1)

【フォーマルレターの書き方】IELTS General タスク1対策

こんにちは!

SOLO IELTS TOEFLルークです。

今回の記事では「IELTSジェネラル・ライティングの『フォーマル・レター』の書き方」を紹介します。

「レター形式のライティングがいまいち分からない方」や「これからIELTSを受験する方」の参考になれば幸いです。

「フォーマル・レター」の書き方を覚えると、メールや諸連絡など日常の色んな場面で活用することができます。英語メールの書き方に悩んでしまう人も参考にしていただければ嬉しいです!

それでは詳しく見ていきましょう。

IELTS General Writingの基礎知識

ジェネラル・ライティングの概要

まずIELTS_ジェネラル・モジュール「ライティング・セクション」の概要を確認しましょう:

タスク数2タスク
試験時間タスク1 – 20分
タスク2 – 40分(計60分)
タスクの種類タスク1 – 手紙形式
タスク2 – エッセイ形式
文字数タスク1 – 150字以上
タスク2 – 250字以上

今回紹介する「フォーマル・レターの書き方」は、タスク1で出題される問題形式の一つです。

手紙形式は大きく分けて「フォーマル・レター」と「インフォーマル・レター」の2つが出題されます。それぞれ決まった書き方があるので、まずは対策としてライティングの型を覚えることから始めましょう。

「フォーマル」か「インフォーマル」かの見分け方は設問内に “friend” と書いてあるかどうかです。 問題形式だけでなく、必ず設問をしっかり読み込んで間違えないようにしましょう!

手紙形式で出題される9パターンの設問

手紙形式では以下の9つのシチュエーションのうち1つがランダムで出題されます:

  • パターン1:友達 (パーソナル)
  • パターン2:同僚 (セミ・フォーマル)
  • パターン3:上司・会社 (フォーマル)
  • パターン4:申込書 (フォーマル)
  • パターン5:苦情 (フォーマル)
  • パターン6:謝罪 (フォーマル)
  • パターン7:先生 (フォーマル)
  • パターン8:説明 (フォーマル)
  • パターン9:招待状 (フォーマル)

「セミ・フォーマル」は「フォーマル」とほぼ同義です。そう考えると9パターンのうち8パターンがフォーマル・レターということがわかります。

つまりこれから対策を始める場合、まず最初に勉強するべき内容はフォーマル・レターの書き方を覚えることが効率的であると判断できます。

日常生活で手紙(メール)を書く機会を考えると、やはりフォーマルな書式が多くなります。そのことから役立つ英語表現を学ぶという観点でも、フォーマル・レターの書き方を学ぶことはメリットがあると考えられます!

手紙形式の特徴

次に実際の問題を参考にしながら、手紙形式の特徴を把握しましょう:

IELTSジェネラル・ライティング「フォーマル・レター」の特徴

手紙形式では常に上記のようなフォーマットで問題が出題されます。上記の赤字部分が必ず把握しておくべきポイントです:

  • ポイント1:手紙の目的
  • ポイント2:手紙で書くべき内容

問題文の “complaining about” という表現から上記のサンプルは「苦情」のパターンであることが判断できます。

赤枠以外の部分はどの問題形式であれ全て内容が一緒なので、時間短縮のためにも赤枠部分のみをさっと読み解きましょう。

「フォーマル・レター」の書き方と役立つテンプレート表現

「フォーマル・レター」 ライティングの型

基本的にライティングは以下の型にあてはめて書いていきます:

Dear [ 相手の名前 ]

1段落:[ 手紙の目的 ]
2段落:[ タスク1の内容 ]
3段落:[ タスク2の内容 ]
4段落:[ タスク3の内容 ]
5段落:[ 感謝 or 相手へ期待する行動 ]

[ 結び言葉 ]
[ 自分のフルネーム ]

「フォーマル・レター」では自分の名前をフルネームで表記することが望ましいです。それ以外の部分は「インフォーマル・レター」と段落構成が変わりません。

またどの問題形式が出題されても、上記の型に当てはめてライティングをします。

テンプレート1. 相手の名前

手紙の冒頭部分では必ず相手の名前をライティングします。名前が分かっているパターンと分かっていないパターンがあるので注意しましょう:

  • (名前がわかる時) Dear Mr/Ms [相手の名前],
  • (名前が分からない時)Dear Sir/Madam,

よく「.(ピリオド)の有無」について質問をいただきます。結論から述べると、ピリオドを書いても書かなくてもどちらでも問題ありません。

というのもアメリカ英語ではピリオドを表記し、イギリス英語ではピリオドを表記しません。IELTSはイギリス英語が主流なので、ピリオドを表記する必要がないということです。

テンプレート2. 結び言葉

結び言葉は以下の2パターン覚えておきましょう:

  • 結び言葉1:Yours sincerely
  • 結び言葉2:Yours faithfully

どちらを使用しても採点には影響ありません。しかしスペルミスがあると減点対象なのでスペルに自信がある方をライティングしましょう。

テンプレート3. 手紙の目的

手紙の第一段落は「手紙の目的」を明記する必要があります。以下のような表現を覚えておくと役に立つでしょう:

  • 表現1:I am writing this letter with regarding …..
  • 表現2:I am writing this letter with regard to …..
  • 表現3:I am writing to bring to your attention …..
  • 表現4:I am writing to inform you that …..
  • 表現5:I am writing to express my dissatisfaction with …..

手紙の目的は「シンプル」かつ「明確に」表現することがポイントになります。目的部分が曖昧になると、その後の段落でも何が伝えたいかが分からなくなるので注意しましょう。

テンプレート4. 要求と提案

フォーマル・レターでは「要求」や「提案」を求められるシチュエーションが多く出題されます。以下のような表現で乗り切りましょう:

  • 表現1:I would like to enquire about …..
  • 表現2:I would be grateful if you could …..
  • 表現3:I am entitled to request that you …..
  • 表現4:I was wondering if it would be at all possible to …..
  • 表現5:I am interested in finding out more about …..
  • 表現6:I would like to suggest that …..

フォーマルな表現なので丁寧な表現を心がけましょう。一般的に使ってしまいがちな「I want to …..」や「Please …..」などは失礼な表現に当たるので注意してください。

テンプレート5. 苦情

苦情をフォーマルな表現で表す表現も覚えておくと役に立ちます:

  • 表現1:I wish to express my concern about …..
  • 表現2:I am writing to make a complaint regarding …..
  • 表現3:I would like to take this opportunity to urge you to …..
  • 表現4:Unfortunately, this matter is unresolved so, therefore …..

「提案」と同様で丁寧な表現を徹底しましょう。

テンプレート6. 感謝 or 相手へ期待する行動

最後に「感謝」や「相手へ期待する行動」を表現して手紙を終わらせます:

  • 表現1:I look forward to hearing from you.
  • 表現2:I look forward to your prompt reply.
  • 表現3:I look forward to receiving your response.
  • 表現4:I await your prompt service.
  • 表現5:I thank you for your consideration.
  • 表現6:Please respond at the earliest convenience.

要望だけ伝えっぱなしになるケースがあるので注意しましょう。必ず目を通してもらった形式上の感謝の言葉、または相手へ期待する行動を明示しましょう。

ちなみにビジネスメールでは明確な「目的」と「相手へ期待する行動」の2点が非常に重要です。多くの場合「相手へ期待する行動」が欠けていて意図が正しく伝わらないことがあります!

「フォーマル・レター」の練習問題

「フォーマル・レター」 設問

You should spend about 20 minutes on this task.

There have been several complaints about the reception area where visitors to your company arrive. Your manager has asked you to suggest how the reception area could be improved.

Write a letter to your manager. In your letter
・describe the complaints that have been made
・say why the reception area is important
・suggest how the reception area could be improved

Write at least 150 words. You do NOT need to write any addresses. Begin your letter as follows:

“Dear ………………..,”

「フォーマル・レター」 解答例

Dear Mr. Adam,

I am writing with regard to the complaints we have received about our reception area over the past few weeks from our visitors. I have personally looked at the complaint logs and would like to share my suggestions to address the problem.

People who had to deal with our reception area mostly expressed their dissatisfaction with the congestion and delay in getting service. They also vehemently complained about the lack of proper sitting arrangements. Finally, many of them were dissatisfied as we do not have a desk and arrangement for filling in forms in the reception room.

Needless to say, the reception area and the service provided there represent our company’s image. This is the first place where a potential client visits and if we fail to give a good impression, we would surely fail to increase our client base.

As a solution, I would suggest that we need to extend our reception area and hire a second receptionist. Perhaps, we can annex the adjacent room to the existing reception area and provide a desk with papers, pens, and other amenities so that visitors can easily fill up the forms.

Thank you for giving the matter a top priority and I hope you would consider my suggestions to keep our visitors’ complaints to the minimum level.

Yours sincerely,

Luke Mitsumine

上記はバンドスコア「9.0」の解答例です。各段落ごとの役割など参考にしてください。

まとめ

手紙形式は「段落構成」と「テンプレート」が鍵

今回の記事のポイントを以下にまとめておきます:

  • ポイント1:問題の9割が「フォーマル・レター」
  • ポイント2:ライティングの型は全て共通
  • ポイント3:各段落で必要なテンプレートを暗記する

繰り返しになりますが、手紙形式の書き方はどんなパターンであれ基本的には同じです。一度基本の方を覚えると、日常生活でメールを作成するのも格段に早くなるのでまずは基本の型を覚えましょう。

型を覚えたら活用できるテンプレートを一つずつ増やしていきます。実際に使ってみて、ネイティブの方にフィードバックをもらうと適切な表現の活用方法を理解することができます。

ライティングはネイティブからのフィードバックが一番効果的です。一見正しく見える文章でも、ネイティブの視点からは不自然な文章がたくさんあるからです!

以上が「フォーマル・レター」の書き方でした。続いて「インフォーマル・レター」の書き方も確認する場合は以下の記事を参考にしてください:

最後にIELTS対策で何かお悩みがあればお気軽にご連絡ください!

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