【フォーマルレターの書き方】IELTS General タスク1対策

【フォーマルレターの書き方】IELTS General タスク1対策

こんにちは、SOLO IELTS TOEFLのルークです。

今日はIELTS Generalモジュールのライティングにおけるフォーマルレターの書き方を紹介します。

フォーマルな手紙を書いたことがある人は少ないんじゃないかな

General: フォーマルレター

ジェネラルライティングのタスク1は手紙の問題でした。手紙は2パターンに分かれます。

  • インフォーマル
  • フォーマル

見分け方は’friend’と入ってるかとうかです。

friendと問題文に入っている場合はインフォーマル、それ以外は全てフォーマルだと認識してください。

問の種類

フォーマル問題は手紙の全9パターンのうち8を占めます。

  • 上司
  • 会社
  • 申込書
  • 苦情
  • 謝罪
  • 先生
  • 何かしらの説明
  • 招待状

以下の問はどれにあたるでしょうか。

You should spend about 20 minutes on this task.

The road in front of your house got damaged a long ago and nothing has been done about it. Write a letter to the municipal authority complaining about the damaged road.

In your letter:
・introduce yourself
・explain the condition of the road
・and suggest what they should do

Write at least 150 words.

You do NOT need to write any addresses.

Begin your letter as follows:

Dear ………..,

そうです、Complainという文字から苦情の手紙だと分かるね

問の特徴

IELTSのGeneralモジュールのライティングは常に問のきかれ方が同じです。つまり、

  • 手紙の目的が明確
  • 3つの箇条書きに沿って展開する

上の問題に当てはめてみましょう。

  • 目的 : 家の前の道路が壊れたまま放置されていることに対する苦情
  • 3つの箇条書き
    1: 自己紹介
    2: 道路の状態を説明
    3: 何をすべきか提案

かなり指定されているので書きやすいね。

フォーマルレターの型

以下はフォーマルレターのライティンングの型になります。

Dear Sir/Madam

・パラグラフ1: 手紙の目的
・パラグラフ2: 1つ目の箇条書きについて
・パラグラフ3: 2つ目の箇条書きについて
・パラグラフ4: 3つ目の箇条書きについて

Yours faithfully
自分のフルネーム

Generlの手紙の問題は、全てこのフォーマットで大丈夫です。

注意点としてはフォーマルレターの自分の名前はフルネームで書くことです。

役立つテンプレート

さてフォーマルレターを書くにあたって役立つテンプレート覚えておくと良いです。

上記のレターの形に沿って、手紙の上から使用していくものを順に紹介していきます。

相手の名前と締め

手紙の冒頭で相手の名前が分かっている時と分からないときがあります。

名前がわかっている時は以下のどちらかです。

  • 男性: Dear Mr Smith,
  • 女性: Dear Ms Davis,

MsはMrsやMissより女性に対して丁寧な表現です。

相手の名前がわからない時は以下になります。

  • Dear Sir/Madam,

締め方は2パターン覚えておくと良いでしょう。

  • Yours sincerely
  • Yours faithfully

どちらでも構いません、スペルに自信がある方を使用してください。

Best Regardsは入れても入れなくても良いよ

目的パラグラフ

手紙の目的を冒頭のパラグラフで述べます。

  • I am writing this letter with regarding…
  • I am writing this letter with regard to…
  • I am writing to bring to your attention…
  • I am writing to inform you that…
  • I am writing to express my dissatisfaction with…..

手紙の趣旨によって変えてね

要求と提案

フォーマルレターでは要求と提案をすることが多々あります。

  • I would like to enquire about…
  • I would be grateful if you could…
  • I am entitled to request that you….
  • I was wondering if it would be at all possible to….
  • I am interested in finding out more about…
  • I would like to suggest that….

苦情

苦情を書く際に覚えておくと便利な表現が以下です。

  • I wish to express my concern about…
  • I am writing to make a complain regarding…
  • I would like to take this opportunity to urge you to…
  • Unfortunately, this matter is unresolved so, therefore…

苦情は上司への手紙ついで多くでますね

手紙の終わらせ方

最後に手紙を終わらせる際の定型文が以下です。

  • I look forward to hearing from you.
  • I look forward to your prompt reply.
  • I look forward to receiving your response.
  • I await your prompt service.
  • I thank you for your consideration.
  • Please respond at the earliest convenience.

語気が変わるので手紙の目的によって変えることが大事だね

確認事項

それでは実際に書く前、書いた後の確認事項をみてみましょう。

  • 本当にフォーマル・レターか
  • エッセイの計画を立てているか
  • 目的と箇条書きを網羅しているか
  • 箇条書きには関連した詳細述べたか
  • 適切な表現は使用できたか
  • パラグラフは綺麗に分かれているか
  • アイデアは分かりやすく書けているか
  • 問とは違う単語を使用できているか
  • 文法とスペルミスの確認はできたか

これを踏まえて実践練習をしてみましょう。

練習問題

You should spend about 20 minutes on this task.

There have been several complaints about the reception area where visitors to your company arrive. Your manager has asked you to suggest how the reception area could be improved.

Write a letter to your manager. In your letter
・describe the complaints that have been made
・say why the reception area is important
・suggest how the reception area could be improved

Write at least 150 words. You do NOT need to write any addresses. Begin your letter as follows:

“Dear ………………..,”

まずは自分で書いてみてね

9.0の解答例

Dear Mr Adam,

I am writing with regard to the complaints we have received about our reception area over the past few weeks from our visitors. I have personally looked at the complaint logs and would like to share my suggestions to address the problem.

People who had to deal with our reception area mostly expressed their dissatisfaction about the congestion and delay in getting service. They also vehemently complained about the lack of proper sitting arrangements. Finally, many of them were dissatisfied as we do not have a desk and arrangement for filling in forms in the reception room.

Needless to say, the reception area and the service provided there represent our company’s image. This is the first place where a potential client visits and if we fail to give a good impression, we would surely fail to increase our client base.

As a solution, I would suggest that we need to extend our reception area and hire a second receptionist. Perhaps, we can annex the adjacent room to the existing reception area and provide a desk with papers, pens and other amenities so that visitors can easily fill up the forms.

Thank you for giving the matter a top priority and I hope you would consider my suggestions to keep our visitors’ complaints to the minimum level.

Yours sincerely,

Luke Mitsumine

問の箇条書きがそれぞれのパラグラフに分けられて書かれているね

まとめ

フォーマルレターは全部で8つの問のパターンがありました。

どの問でも同じ型で書くと良いです。各パラグラフで役立つ表現はあらかじめ暗記しておくと良いでしょう。

問に対峙したときには、まずアイデアをしっかり思いつくように時間をとろう

英語の「今まで」と「これから」

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